Cómo gestionar el exceso de reuniones en tus proyectos
En todas las empresas se requiere una comunicación fluida. El exceso o el defecto de esta nos induce a gestionar de modo deficiente los recursos de la empresa, del departamento o del equipo de trabajo.
Lo mismo pasa con las reuniones, un apartado esencial en las comunicaciones de la empresa. Gestionarlas correctamente es fundamental, sobre todo en el ámbito del teletrabajo.
¿Tienes ya un protocolo para gestionar tu tiempo en las reuniones?
Desde ICP Tech Solutions os damos unas recomendaciones que seguimos en nuestra Oficina de Proyectos y que utilizamos con nuestros partners y clientes.
1. No invites a espectadores.
Si invitas a más personas de las que necesitas, aburrirás a las piedras o te ofrecerán datos innecesarios e irrelevantes si intervienen. Un espectador es eso, alguien que observa y nada más.
2. No asistas a todas las reuniones.
Sé selectivo. No todo requiere tu atención y se podría mermar tu productividad. Debes confiar en otros miembros del equipo para realizar reuniones y que encuentren sus propias soluciones a ciertos problemas.
3. Revisa previamente el material.
Si se va a revisar un documento, debes haberlo leído previamente. Si no lo has hecho, harás perder el tiempo al resto de asistentes que sí han revisado el material.
4. Concentra la reunión en los problemas reales.
Resuelve los problemas en lugar de discutirlos. Discute y resuelve todo lo que puedas antes de que comience la reunión, por correo electrónico o por teléfono. Utiliza el tiempo de la reunión para los temas productivos o centrales.
5. No toleres asistentes distraídos.
No permitas que un asistente haga otras cosas durante la reunión que no sea atender a la misma.
6. ¿Reuniones de una hora?
Las reuniones de una hora prácticamente garantizan la sobrecarga de reuniones de proyectos. Los temas polémicos o a debate se han de solucionar antes de la reunión para no extenderla. Así mismo, es bueno establecer un tiempo para cada reunión al inicio.
